協力要請準備

      2016/12/11

<方針>
①同一業務領域におけるシステム重複
整理した業務領域は24領域だったので、各領域をサポートするシステムを合計24システム新規開発する。

 

こんな大きな話を開発現場を無視して社長報告・提案する訳も行かないですし、費用算出となると、やはり開発現場の協力が必要になるので、システム部門の上位レベル会議体にて、これまでの経緯と方針について付議し、事柄の承認と協力要請を仰ぐこととしました。

 

あまりにも大きな話であるので、承認いただけるかどうか非常に不安でした。

A:「既存業務が忙しい中、こんな話分かってもらえるかな?」

B:「仕事を増やすだけのように受け取られるとまずいよね」

C:「話の持って行き方次第じゃない?」

D:「挙げた問題点は理解してくれるはず。それを突破口とするしかないよね」

E:「ポジティブシンキングで行こうよ」

一同:「そうだよね。。。(と言いつつ、あ~不安)」

 

上位レベル会議に向けたプレゼン資料の作成に着手し、資料の構成として、
 ①検討の経緯(社長指示であること)
 ②システム部門トップの意向説明
 ③現状のシステムの問題点
 ④解決方法案
 ⑤依頼事項(事柄の了解、及び協力体制作り)
 ⑥スケジュール
としました。

 

敢えて全業務領域での「システム再構築」という言葉は出さず、付け焼刃的な対策では打ち手が無いような問題点を挙げ、
その問題点を経過津するためには抜本的なシステム再構築が自然と必要になるだろうと聞き手に思わせるような資料体裁にまとめてみました。

 

作成した資料をレビューしてくれる人もいないので、メンバー全員が納得するまで資料を修正し、話す内容もシナリオを起こし、メンバー全員で見直しました。

 

また、想定される質問に対しての回答も予め準備しておきました。

ポイント
プレゼン資料はシンプルな構成で、文字だらけにならないようにすること。
大変な依頼をする場合は押し付けるような依頼の仕方はせず、そうせざるをえないと思わせるような資料、プレゼンをすることが大切で、いかに理解してもらって腹落ちさせるかがポイントです。

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